Comment se préparer à la négociation ?

Savez-vous que le secret d’une négociation commerciale bien conduite réside la plupart du temps dans sa préparation ? En effet, c’est grâce à ce travail effectué en amont que vous serez sûr de vous le Jour J. Nous pensons souvent, à tort, que les meilleurs négociateurs sont les plus rapides et nous imaginons que la capacité de négocier de quelqu’un lui vient d’un talent inné ! Et bien ce n’est pas vrai… Le temps passé à préparer une négociation influence largement sa réussite : depuis la recherche de base jusqu’à la stratégie en passant par la planification concrète. Tour d’horizon des six étapes essentielles de la préparation de votre entretien de négociation…

Comment se préparer à la négociation ?

Tout d'abord, il faut connaître les acteurs et les terrains qui régissent la négociation. Ensuite, mettre en place un rapport de force. Puis, définir vos objectifs et comprendre celle de l'autre parties. Le but est voir si vos objectifs respectives sont compatibles. Enfin, prévoir les étapes de la négociation du début jusqu'à la fin.

La méthode ATROCE une négociation bien rôdée

Malgré son acronyme peut attrayant, la méthode ATROCE est un outil imparable vous permettant de bien préparer vos méthodes de négociations commerciales en suivant une démarche précise, point par point :

• A comme Acteurs : Qui sont-ils ?
• T comme Terrains : Sur quels terrains portent la négociation ?
• R comme Rapport de force : Est-ce équilibré entre toutes les parties ?
• O comme Objectifs : Quels sont vos propres objectifs ? Quels sont ceux des autres parties ?
• C comme Confrontations des objectifs : Sont-ils compatibles ?
• E comme Étapes : Avez-vous prévu toutes les étapes (depuis l’introduction jusqu’à la conclusion) ? Risque-t-il d’y avoir des incidents ?

Identifiez et listez les acteurs de la négociation

Réunissez votre équipe et réfléchissez à toutes les personnes risquant d’être impliquées dans la négociation. Faites-en un listing :

• Faut-il faire appel à des tiers tels que des agents, des avocats, des médiateurs, des interprètes etc. ?
• Avec quelles personnes composer mon équipe de négociation ? Qui désigner comme porte-parole ? Quelles responsabilités attribuer à chaque membre de l’équipe ?
• De quelle autorité mon équipe et moi-même disposons-nous pour prendre des engagements fermes ?
• Quelles parties ne participant pas encore à la négociation seraient susceptibles d’apprécier un accord ?

Catégorisez les acteurs de la négociation

Lorsque tous les acteurs auront été listés, il sera très important de les catégoriser. Pour ce faire, n’hésitez pas à vous aider du GRID (Groupe Réel d’Influence et de Décision). Il s’agit d’une matrice qui vous permet de catégoriser les différents acteurs impliqués dans une négociation, composée des éléments suivants :

Les éléments principales dans cette matrices

• Les utilisateurs

Ils sont directement concernés par la négociation.

• Les décideurs

Comme vous vous en doutez, ce sont eux qui prennent la décision finale.

• Les conseillers ou les prescripteurs

Le premier est interne à l’entreprise alors que le deuxième est externe. Ils influencent tous deux la décision prise par les décideurs.

• Les filtres

Bien qu’ils ne soient pas officiellement parties prenantes dans le processus de décision, ils peuvent donner un vrai coup d’accélérateur ou de frein !

Les autres facteurs à prendre en considération

Sachez qu’une personne est en droit de posséder plusieurs rôles à la fois.

Dans le but d’affiner l’analyse des acteurs de la décision, il est encore possible de les noter d’après des critères objectifs d’influence, de préférence et de proximité. Le but ici est de mener une analyse quantitative approfondie des sous-objectifs mesurables afin de faire progresser l’indicateur d’un acteur en particulier :

• Influence

Cela consiste à évaluer le poids qu’un acteur aura dans la décision finale. Cela va de 1 à 5. En 1, son influence est faible mais peut tout de même transmettre ou bloquer des informations et en 5, la personne fait partie du comité de décision et correspond souvent au directeur général.

• Préférence

Il s’agit ici de noter si les acteurs vous soutiennent ou non dans votre projet. Cela va de -2 à 2, en passant par 0 (la personne est neutre). À -2, la personne vous est très défavorable ou favorable à votre concurrent, tandis qu’à 2, elle vous est très favorable.

• Proximité

Enfin, évaluez à cette étape la proximité d’un acteur de 0 à 3, en vous demandant : « Est-facile de le rencontrer ? » ; « Me communique-t-il beaucoup d’informations sur les divers enjeux de la négociation ? ».

Définissez les terrains

Il faut essayer de définir toutes les variables de la négociation. Demandez-vous ce qui est discutable et ce qui ne l’est pas ?

Par conséquent, interrogez-vous sur le prix, les délais, le mode de financement, le périmètre fonctionnel, le scope etc.

Listez vos objectifs et ceux des autres parties

Maintenant que vous êtes au point sur les différents acteurs ainsi que sur les terrains, il vous faudra définir pour chacun des terrains :

• Le BATNA (Best Alternative to a Negociated Agreement). Cela se traduit en français par MESORE (MEilleure SOlution de REchange/Repli). Il s’agit, comme vous l’aurez compris, d’une solution de repli. Cela correspond donc au mieux que vous puissiez obtenir à partir du moment ou l’autre personne en face refuse de négocier ;

• Le BATNA estimé de votre contrepartie. N’oubliez pas non plus de réfléchir au BATNA des autres parties. S’il est bon, il faut savoir qu’un BATNA peut être révélé à l’adversaire sans crainte ;

• Votre objectif idéal ;

• L’objectif estimé idéal de votre contrepartie.

C’est à partir du BATAN, que vous pourrez par la suite déduire le ZOPA (Zone Of Possible Agreement) qui correspond à la plage sur laquelle un accord est envisageable.

Confrontez vos objectifs

Le terme de « confrontation » peut faire peur mais rassurez-vous, cela signifie juste que l’on espère quand même que la majeure partie des objectifs vont bel et bien dans le même sens. Cela consiste à les comparer les uns aux autres pour vérifier leur adéquation

L’idée est donc d’affiner sa compréhension du BATNA de sa contrepartie. Le but est donc :

• D’arriver à identifier les points non négociables ou difficilement négociables ;
• De repérer les zones d’accords éventuels.

Grâce à ces deux éléments, vous serez guidé au moment où vous souhaiterez rassembler les différents terrains de négociation en une proposition.

Les étapes de la négociation

En cette dernière étape, nous cherchons à définir avec précision comment va se dérouler toute la négociation afin de ne pas être pris au dépourvu. Il faudra donc déterminer :

• Le lieu et la date de la négociation ;

• Les personnes qui seront présentes le Jour J ;

• La durée des négociations ainsi que les délais à respecter ;

• Comment la négociation va-t-elle se dérouler : en présentiel, à distance, par courriels ou en visioconférences etc.

• L’ordre dans lequel aborder les différentes parties ;

• Qui sont les concurrents sur le marché concerné ? Apprenez aussi comment se comparent nos avantages et inconvénients relatifs.

Quelques conseils bonus pour une négociation facilitée

Bon à savoir !

Pour simplifier votre négociation, veillez à limiter le nombre de personnes présentes. N’hésitez pas même à faire appel à une personne extérieure en cas de blocage. Faites également en sorte que chaque membre de votre équipe et toutes les personnes défendant vos intérêts se connaissent entre eux. Et oui, la confiance est clef. Il vous faudra donc encourager vos équipes à se rencontrer en amont dans des cadres neutres pour tous, tels que des cafés, des restaurants ou des bars.

Par ailleurs, selon les enjeux de la négociation, vous pourrez organiser des exercices de simulation dans le but de développer une vraie relation de confiance plus profonde.

Décrié par certains, servez-vous de l’astuce de vous rapprocher aussi de vos adversaires et de travailler cette confiance en faisant connaissance juste avant la négociation.

Notez bien que le choix du lieu est très important. Si vous vous sentez en position de faiblesse, mieux vaut organiser la négociation dans vos propres locaux. Vous serez nettement plus à l’aise.

Ce qu'il faut retenir

Après avoir acquis une certaine expérience de la négociation, vous vous sentirez plus fort et serez donc en mesure de demander à ce qu’elle se déroule chez l’adversaire. Vous pourrez alors utiliser ce qui paraît au départ comme un point faible, comme un argument pour négocier des objectifs majeurs en votre faveur.

Pour conclure, comprenez que la négociation est un art qui se travaille et se perfectionne en pratiquant. Il faut voir la négociation comme un film à l’envers puisque vous devez imaginer comment tout va se dérouler, quels arguments vous allez actionner au fil des échanges etc. avant même que tout cela n’ait eu lieu.

Mais l’improvisation n’a pas sa place dans le domaine de la négociation. Certes, tout n’est pas prévisible mais le but est de parvenir à anticiper un maximum de choses au préalable. C’est cette petite part d’inconnue qui procure tout le plaisir ressenti lorsque l’on négocie avec ferveur !